ZÁKLADNÍ KANCELÁŘSKÉ NÁSTROJE
placené i zdarma
V každé firmě či živnosti se dnes nevyhneme počítači. Celý svět se digitalizuje a my se ať už chceme či ne musíme přizpůsobit. Chceme, aby se tento článek stal úvodníkem našeho seriálu, kde se Vám pokusíme předat naše zkušenosti. Samozřejmě nejsme 100% znalci všech programů světa a i orientace v níže popsaných není absolutní. Naše znalosti jsou někde širší někde obecné nicméně pro základní orientaci to jistě bude stačit. Ostatně nejsme výukový kanál. Snažíme se poradit uživatelům. Toliko úvodem.
Nyní se pokusíme představit fiktivní kancelář, kde se budeme zabývat jednoduchou administrativou například vyřizováním objednávek z eshopu.
Operační systém
Ať už budete pracovat z počítače, notebooku nebo chromebooku budte potřebovat operační systém. Ano, asi můžete pracovat i z tabletu nebo jiného Androidího zařízení, ale naše zkušenost a omezený rozhled nám radí, že to nebude to pravé.
Dominantní je Windows od Microsoftu a stále více se setkáváme macOS od Applu. Rovněž nezapomínáme na námi oblíbený Linux. Pokud chcete na uživatelské úrovni bez velkých starostí používat Váš počítač asi vás nemine Windows nebo macOS. Operační systém je u nových počítačů standardní vybavení a pokud si neskládáte sestavu na míru asi nebudete toto téma řešit. Pokud celý život používáte Microsoftí nebo Apple produkty asi není operační systém to pravé na šetření. Pokud hledáte něco zdarma a přesto použitelné doporučujeme se na Linux podívat blíže.
Prohlížeče
Jsme začínající eshop a naše verze je tzv. krabice. Zkrátka za malý obnos si pronajímáme eshop a využíváme jeho administraci. Podklady zasíláme externí účetní a proto nás nyní nezajímá žádný účetní software. Vše co zatím potřebujeme je dostat se do administrace eshopu. K tomu potřebujeme internetový prohlížeč. Můžeme si vybrat celou řadu, které jsou dostupné zdarma. Prohlížečům se budeme více věnovat v jednom z dalších článků, ale toto téma otvíráme, protože je celá řada aplikací, které můžete ovládat „z prohlížeče“.
Jako příklad můžeme uvést nástroje od firmy Google, které mohou být famózní a skvělí pomocníci nicméně pozor na GDPR, které může být problém. Emailový klient může být na internetu rovněž ať už Gmail, Seznam nebo má Váš hosting webové rozhraní pro Vaše emaily nebo si zřídíte schránku na Seznamu s Vaší adresou. Existují rovněž nástroje jako například Mailchimp, které Vám pomohou s návrhem a distribucí hromadných emailů. Grafické programy jako například Canva, které jsou přizpůsobené i k tvorbě příspěvků na sociální sítě. Zkrátka aplikací, které Vám pomohou je celá řada. Pokud máte stabilní připojení k internetu nejste odkázáni na krabicové programy. A na stejné vlně jede i Mainstreamový a všemocný Office od Microsoftu.
Office 365 vs. Office
Office jak ho většina zná je tu s námi od roku 1995. Měli jsme ho ve škole, doma v práci. Kolovala spousta verzí ať už legálních nebo ne. Od roku 2011 nám Microsoft nabízí Office 365, který je rozšířený o cloudové služby a mnoho vychytávek. Je třeba si říci, že tento kancelářský balík není levný a nikdy nebyl. Office 365 funguje na měsíčním předplatném a jeho rozumná verze začíná na 249,-Kč měsíčního poplatku. Je to málo nebo hodně? To je otázka pro Vás. Pokud využíváte jeho služby naplno je tato cena naprosto adekvátní až levná. Pokud, ale využíváte jiný emailový klient než Outlook, Word jenom k jednoduchému psaní a Excel jako obyčejnou tabulku s barvičkami, pak je drahý.
Alternativa
Alternativa existuje. Velice úspěšně se nám jeví nástroje od Googlu, které jsou více než použitelné, intuitivní a uživatelsky příjemné. Nejlepší a pro běžnou práci vhodný je kancelářský balík LibreOffice. Ano, ještě zde byl OpenOffice, který můžete stále používat a stáhnout, ale již se na něm nepracuje a dle českého portálu uživatelů www.openoffice.cz byla poslední velká aktualizace OpenOffice v roce 2014.
LibreOffice milujeme. Je zdarma i ke komerčnímu užití. Vypadá podobně jako Office a je plně použitelný. Pro naše kancelářské účely více než potřebujeme. Na představení základních funkcí a možná i rozdílů mezi LibreOffice a Microsoft Office se určitě zaměříme v dalších článcích a videích.
Závěrem
K užívání počítače nepotřebujeme vždy drahé programy. Tak jako u všeho si musíme nejprve uvědomit co budeme dělat (stanovit cí) potom jak to budeme dělat (procesy), dále si můžeme stanovit co k tomu budeme potřebovat (nástroje). Nikdy naopak. Mohlo by dojít k zbytečné administrativní zátěži nebo zbytečným úkonům. Programy nám dávají spoustu možností a lákadlo je veliké. Proč nevypisovat toto a neukládat toto? Vždy si musíte položit otázku jestli je to potřeba.
V následujících článcích se pokusíme představit LibreOffice a jiné programy, které pro své podnikání můžete použít a nebudou Vás stát nic nebo skoro nic.